เป็นที่ทราบกันดีว่าการจัดงานนอกสถานที่หรืองานที่ผู้เข้าร่วมต้องสนองความต้องการเป็นการส่วนตัวนั้นเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมอย่างมาก แต่จากมุมมองของผู้ประสานงาน อาการไมเกรนยังมาพร้อมกับในระหว่างการเตรียมตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับระบบการลงทะเบียนงาน เนื่องจากความจริงที่ว่าการต่อแถวยาวไม่เพียงแต่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียเวลา แต่ยังทำให้พวกเขารู้สึกแย่ในอีกทางหนึ่ง
ในบล็อกไซต์นี้ เราจะพาคุณไปชมข้อมูลของนวัตกรรมต่างๆ ที่สามารถช่วยให้คุณดูแลทีมขนาดใหญ่ในอีเวนต์ต่างๆ ได้อย่างน่าพึงพอใจมากกว่าที่เป็นอยู่ในตอนนี้
ฉันควรใช้ระบบการลงทะเบียนกิจกรรมประเภทใด
ก่อนที่จะตอบคำถามนี้ เราขอเชิญชวนผู้เยี่ยมชมให้กลับไปยังจุดเริ่มต้นและถามคำถาม 3 ข้อนี้
- นั่นคือผู้เข้าร่วมของเราใช่ไหม
- พวกเขาเข้าใจนวัตกรรมดิจิทัลหรือไม่ เท่าไหร่?
- คุณตั้งใจจะได้อะไรกลับมาจากการใช้ระบบนี้
สำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมทั่วไป เพียงใช้โค้ด QR ก็อาจเพียงพอแล้ว ขณะเดียวกัน ทีมงาน geekier อาจคาดหวังแอปพลิเคชันบนมือถือที่ยอดเยี่ยมที่มีทุกฟังก์ชันตั้งแต่การลงทะเบียนและเช็คอิน รวมถึงเนื้อหาเว็บกิจกรรมอื่นๆ เช่น หน้าเว็บตรวจสอบกิจวัตร ระบบจับคู่บริการ หรือระบบแชทแบบตัวต่อตัว ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในที่เดียว หรือหากเป็นทีมรุ่นพี่ก็อาจไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าสิ่งใดที่มีกระบวนการเช็คอินเกตเวย์ที่เร็วที่สุดและสัมผัสโทรศัพท์มือถือน้อยที่สุด
อ่านเพิ่มเติม แต่งตัว ไป ดู คอนเสิร์ต อย่างไร บทความบนเว็บไซต์
ระบบการลงทะเบียนในโอกาสเหล่านี้ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อช่วยเหลือแขกเท่านั้น แต่ยังรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเพื่อประมวลผลสำหรับผู้จัดงานและผู้แสดงสินค้าเพื่อนำไปใช้ในอนาคต ด้วยเหตุผลดังกล่าว เมื่อเลือกระบบที่จะใช้กับกิจกรรมของคุณ นอกเหนือจากการลงชื่อเข้าใช้ผู้เข้าร่วมแล้ว เรายังต้องดูเพิ่มเติมว่าการรวบรวมข้อมูลนั้นถูกกฎหมายหรือไม่
โปรดทราบ: นอกเหนือจาก EU GDPR แล้ว เรายังจำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎหมายอื่นๆ ต่างๆ ที่แต่ละประเทศจะค่อยๆ บังคับใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้เป็นไปตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของแต่ละประเทศ แต่ส่วนใหญ่แล้ว หากระบบปฏิบัติตาม GDPR ระบบจะทำงานได้ทุกที่อย่างแน่นอนเนื่องจากการบังคับใช้ก็เหมือนกัน
ระบบการลงทะเบียนและเช็คอินตามโอกาสที่แนะนำที่เหมาะกับคุณ
คิวอาร์โค้ด
ในบรรดาระบบที่โดดเด่นที่สุดเนื่องจากไม่ต้องพิมพ์และเพียงไม่กี่ขั้นตอนบนหน้าจอมือถือคุณก็เสร็จแล้ว เทคนิคนี้อาจดูไม่ยุ่งยากเมื่อมองภายนอก แต่เบื้องหลังมีงานเตรียมการมากมาย จากหน้าเว็บการลงทะเบียน ธีมอีเมลเพื่อส่งรหัส QR กลับไปยังผู้เข้าร่วมเพื่อใช้ในวันงาน อาจดูเหมือนคุณจำเป็นต้องทำเพียง 2-3 จุดเท่านั้น แต่ก็มี 2-3 สิ่งที่จำเป็นต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก
ข้อดีของการใช้รหัส QR คืออัตราการสแกน ดังนั้นหากคุณถามว่าระบบนี้เหมาะกับโอกาสใด เราก็บอกได้เลยว่าเหมาะสำหรับทุกกิจกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโอกาสที่มีคนจำนวนมาก
ระบบยืนยันชื่อจริง
จริงๆ แล้วเราได้พูดถึงระบบที่รวดเร็วแล้ว ตอนนี้เรามาพูดถึงระบบที่ปลอดภัยเป็นพิเศษกัน วิธีการตรวจสอบชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่เหมาะสมกับโอกาสที่ใช้วิธีการเชิญเป็นหลัก จะง่ายกว่ามากหากผู้ประสานงานมีรายชื่อแขกอยู่แล้ว เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลารวบรวมรายชื่ออีกครั้ง
วิธีนี้มีความท้าทายน้อยกว่าโค้ด QR มาก เนื่องจากบุคคลทั่วไปไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนล่วงหน้า ชื่อเดียวกันก็พอแล้ว แต่ไม่เหมาะกับโอกาสสาธารณะมากนักเนื่องจากในทางปฏิบัติเราอาจไม่สามารถรวบรวมชื่อบุคคลจำนวนมากที่เราไม่เข้าใจล่วงหน้าเพื่อเตรียมระบบใช้งานได้ (เว้นแต่จะมีหน้าเว็บสำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า)
แอปพลิเคชันมือถือ
จริงๆ แล้ว เมื่อเราอ้างว่าเป็นแอปพลิเคชันบนมือถือ ก็สามารถเป็นอะไรก็ได้ รวมถึงใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็คอินเพื่อเข้าร่วมกิจกรรม และทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปพลิเคชันรวบรวม QR Code เพื่อสแกนเข้างาน หรือหากมือถือมีระบบ RFID ก็สามารถใช้เป็นบัตรเข้างานได้
กรณีเพิ่มเติมคือหากคุณจัดงานในโอกาสเดียวกันหลายครั้ง (เช่น จัดเวิร์คช็อปครั้งแรกในกรุงเทพฯ หลังจากนั้นในสัปดาห์ถัดไปจะจัดที่นนทบุรี) นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเพิ่มเติมสำหรับผู้เข้าร่วมที่ต้องการเข้าร่วมอีกครั้งโดยให้พวกเขาใช้ข้อมูลเดียวกันจากกิจกรรมที่มีอยู่เพื่อเช็คอินเข้าร่วมกิจกรรมโดยไม่จำเป็นต้องกลับไปลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมตั้งแต่ต้น
การ์ด RFID/NFC
โซลูชันเล็กๆ น้อยๆ ที่มีประโยชน์อีกตัวหนึ่งที่สามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสที่เสนอตั๋วไปงานหรืองานเฉลิมฉลองภายในบริษัท สำหรับกรณีหลัง (ขอข้ามส่วนการจองตั๋วเพราะไม่ได้ทำให้ซับซ้อนแต่อย่างใด) ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบต่อกิจกรรมทางธุรกิจภายในที่มีแขกมากกว่า 500 คนที่ทางเข้าในเวลาเดียวกัน การให้นักเรียนเข้าแถวและตรวจสอบชื่อทีละคนไม่ใช่วิธีที่หลากหลายใช่ไหม
แต่ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากการ์ดผู้ปฏิบัติงานไปยังผู้ดูการ์ดในโอกาสนั้นได้โดยตรง และอนุญาตให้ทุกคนสแกนการ์ดของตนเพื่อเข้าสู่โอกาสได้เพียงแค่แตะพวกเขา มันง่ายมาก
หรือในกรณีเพิ่มเติม คุณสามารถใช้รูปภาพของพนักงานในระบบและตั้งค่ากล้องอิเล็กทรอนิกส์เพื่อตรวจสอบว่าใบหน้าของพวกเขาตรงกันหรือไม่ เทคนิคนี้เรียกว่าการจัดการภาพถ่าย แต่เป็นวิธีการที่ต้องการให้ระบบของเราทำปัญญาประดิษฐ์บางอย่างเพื่อที่จะสามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสม ยังมีปัญหาความเป็นส่วนตัวที่ต้องคำนึงถึงอีกด้วย
บีคอน
ระบบป้ายแบบไร้สัมผัสอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าวิธีอื่นๆ ที่เรากล่าวถึงข้างต้นเล็กน้อย ระบบจะอนุญาตให้แต่ละอุปกรณ์เชื่อมต่อกันโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องดำเนินการใดๆ อาจเป็นการสื่อสารระหว่างเครื่องมือบีคอนกับการ์ด RFID โทรศัพท์มือถือ หรือสายรัดข้อมือ ขึ้นอยู่กับว่าเราออกแบบการเช็คอินสำหรับโอกาสนั้นอย่างไร
ลายเซ็นดิจิทัล
อย่าลืมว่าโดยทั่วไปแล้วพวกเราที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีแล้ว ยังมีผู้คนที่ไม่ค่อยสัมผัสโทรศัพท์มือถือของตนด้วย และกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่ทดสอบผู้จัดงานมากที่สุด โดยถามว่า เราจะใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม หากเราทำได้ดี กิจกรรมของเราจะคงอยู่ในใจของความเรียบง่ายไปอีกนาน
ด้วยเหตุผลดังกล่าว หากเราสามารถรวบรวมเครื่องหมายการค้าที่เขียนด้วยลายมือของผู้เข้าร่วมและนำไปใช้ในระบบได้ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้
ในมุมมองของเรา แนวทางนี้เหมาะสมกับกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมเพียงไม่กี่คน โดยมีผู้เข้าร่วม VVIP บางส่วน ผู้ประสานงานจะต้องรวบรวมรายละเอียดนี้และเตรียมไว้ให้พร้อม นี่น่าจะเป็นส่วนที่ยากที่สุด
